Transformando desafios em Oportunidades

Diagnóstico 

Nesta etapa do nosso método, o principal objetivo é mergulhar na Cultura da Organização, aprofundar o conhecimento na solução proposta pelo projeto e avaliar impactos, positivos ou negativos que essa mudança possa provocar. 

Dela irá derivar em nosso Plano de Execução que é o guia que vai direcionar toda a implantação, ele trará mais ênfase aos pontos de maior vulnerabilidade do projeto, cobrindo todos os pilares estratégicos da mudança e dando direcionamento para a execução das ações durante a fase de transição. 

Plano de Execução de Change 

Plano de Execução é uma etapa que irá permear todo o projeto, dentro dele destacaremos os principais pilares que nossa metodologia suporta, customizando cada etapa de acordo com as especificações de cada projeto, respeitando a cultura da organização e atuando nas principais barreiras identificadas. 

Um dos itens mais importante desta etapa é a estratégia de comunicação, precisamos ter um plano bem desenhado e detalhado que deve começar a ser construído a partir do diagnóstico feito na fase anterior.  

Acompanhado desta estratégia, precisamos em todos os momentos do projeto ter um mapeamento exaustivo e meticuloso dos tempos e movimentos, com todas as ações necessárias para execução do plano, pois isso será fator determinante no sucesso da implantação do projeto, é através dele que embarcaremos todos os stakeholders na mudança assegurando que tudo aconteça dentro do planejado, com todos engajados até o dia da virada chave. 

Dentro deste contexto, o primeiro passo deve ser tornar tangível os objetivos estratégicos através do Reason Why, abordando com o time quais os grandes motivos que levaram a tomada de decisão para a mudança e sinalizando os principais benefícios esperados da nova solução. 

Conhecendo a Ferramenta 

Depois de algumas experiências identificamos que é muito importante para nossos clientes entenderem como será receptividade de uma ferramenta implantada, inicialmente com o olhar do Key Users e depois com olhar dos End Users, por isso acompanhamos a fase de teste, observando o 1º contato da equipe com o novo sistema, avaliamos usabilidade, interação, dificuldades técnicas ou processuais e principalmente pontos de resistência. Quanto maior o número de usuários engajados na fase de testes, maior o potencial de sucesso na implantação. 

Baseado nos aprendizados dos testes e em todos os mapeamentos do Plano de Execução, conseguimos desenvolver estratégia e execução de treinamento exclusiva e melhor direcionada, sugerindo formato, artefatos, públicos, carga horária, ferramentas e ondas de capacitação facilitando o processo de implantação de uma forma mais eficaz. 

Implantação e Go-live 

Implantar a solução com sucesso, movimentando os usuários até o nível de adoção é o principal objetivo desta etapa, planejar bem as etapas anteriores ao Go Live e os dias que sucedem a implantação fará toda a diferença na implantação de qualquer solução. 

Criamos um modelo que se adapta a qualquer tipo de plano de cutover, trazendo o olhar de impacto em pessoas, mapeamos o nível de resistência dos principais stakeholders envolvidos na mudança do sistema e definimos estratégias específicas pelos grupos de riscos identificados, transformando as ameaças em oportunidades. 

E seguindo a linha da fase de testes entendemos também a importância da observação in loco das primeiras transações realizadas pelos usuários, identificação de maiores dificuldades, abertura de chamados para suporte e estruturação de plano de mitigação para problemas identificados bem como compartilhamento de boas práticas. 

Conclusão 

Para concluir, é inegável que o processo de mudança sistêmica nas grandes empresas não é um assunto trivial. A necessidade de um framework de Change Management robusto e confiável que consiga conversar com as estratégias envolvidas, pode ser um divisor de águas na implantação do projeto. 

Nosso modelo, detalhado e estruturado nas fases de Diagnóstico, Plano de Execução de Change, Conhecendo a Ferramenta, e Implantação e Go-live, não só facilita o processo de transição como também potencializa as chances de sucesso, contribuindo para um projeto estruturado e sustentável. 

Ficou curioso sobre a nossa abordagem? Convidamos vocês a conhecer nosso modelo de gerenciamento de mudanças, um caminho seguro para alcançar uma implantação bem-sucedida!